Strona od freelancera vs. od agencji – skąd biorą się różnice w cenach?

Jeśli planujesz nową stronę internetową, musisz sobie zadać zasadnicze pytanie: lepiej postawić na freelancera czy agencję? Zarówno freelancerzy, jak i agencje mają swoje zalety, dlatego warto dokładnie przeanalizować, która opcja lepiej sprawdzi się w Twoim przypadku.
W tym artykule postaramy się obiektywnie przedstawić plusy i minusy obu rozwiązań, aby pomóc Ci podjąć właściwą decyzję.

Czynniki wpływające na cenę strony internetowej

Wielkość i znaczenie strony dla firmy

Przede wszystkim, złożoność strony ma duży wpływ na jej cenę. Prosta strona wizytówka będzie tańsza niż skomplikowana strona z dużą ilością podstron oraz sekcji. Koszt jej stworzenia będzie zależny od wielkości biznesu i tego jak postrzegana ma być dana firma. 

 Zakres prac i złożoność projektu

Kolejnym elementem, który odgrywa ważną rolę w ustalaniu ceny są dodatkowe funkcjonalności. Strona z dynamicznymi i zaawansowanymi efektami wizualnymi, złożonymi formularzami,  elementami typu ‘lead magnet’, integracjami z oprogramowaniem firm trzecich (tj. narzędzie do email marketingu, CRM) czy innymi nie standardowymi funkcjami będzie droższa w realizacji niż strona, która nie posiada takich elementów. 

Proces realizacji i liczba specjalistów

Liczba specjalistów zaangażowanych w projekt także wpływa na finalne koszty. Freelancer często wykonuje wszystko sam – samodzielnie programuje, tworzy grafiki, aktualizuje treści oraz zarządza np. narzędziami analitycznymi. 

Natomiast w agencji nad stroną może pracować kilku ekspertów (np. projektant UX/UI, programista, copywriter, specjalista SEO, specjalista ds. marketingu, project manager).

Proces pracy i stopień dopracowania projektów także może się różnić w zależności od wykonawcy. 

Doświadczenie i specjalizacja wykonawcy

Freelancerzy i agencje z wieloletnim doświadczeniem zwykle mają wyższe stawki, ale też oferują lepszą jakość usług. Bardziej doświadczone osoby będą jednak w stanie stworzyć lepszą stronę internetową, która nie tylko spełni Twoje potrzeby, ale będzie przejrzysta, czytelna, szybka, dostosowana do nowoczesnych standardów oraz będzie optymalizowana pod kątem seo. 

Technologia wykonania (platforma) 

Strony internetowe mogą być wykonane w jednej z wielu technologii – różnią się one szybkością działania, zasadami płatności (jedne technologie są darmowe, drugie płatne jednorazowo, a trzecie płatne w postaci miesięcznego abonamentu), różnym sposobem zarządzania – jedne rozwiązania są łatwiejsze, szybsze i tańsze we wdrożeniu, ale późniejsze zmiany lub optymalizacje są ograniczone lub ich wprowadzenie będzie stosunkowo drogie. 

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest WordPress – jest to najpopularniejsza platforma do budowy stron i sklepów internetowych. 

Gotowe szablony graficzne vs. indywidualny projekt

Budując stronę internetową możemy skorzystać z gotowych szablonów graficznych, które można zakupić lub pobrać za darmo z różnych serwisów typu themeforest.net czy templatemonster.com. 

Alternatywą dla szablonów graficznych są indywidualne projekty graficzne. Proces wdrożenia strony internetowej w oparciu o projekt indywidualny przebiega zupełnie inaczej niż wdrożenie w oparciu o gotowe szablony oraz wymaga pracy grafika (najlepiej ze specjalizacją UX&UI). 

Jakość kodu i optymalizacja

Popularne gotowe szablony graficzne czy tanie we wdrożeniu projekty indywidualne często zawierają kod niskiej jakości – może on wpływać na stabilność strony podczas dokonywania różnych aktualizacji, szybkość jej działania czy może wpływać negatywnie na pozycjonowanie się strony w wyszukiwarkach.

Czas realizacji

Im projekt bardziej skomplikowany tym więcej pracy wymaga. Im więcej pracy wymaga tym dłuższy jest termin realizacji.

Agencje zazwyczaj działają szybciej, ponieważ mają większy zespół, a przypadku opóźnień są w stanie lepiej manewrować zasobami. Freelancer może potrzebować więcej czasu na ukończenie projektu. Może to także działać odwrotnie – niezoptymalizowana praca agencji (pomimo jej zalet) może powodować opóźnienia w pracy większe niż w przypadku freelancera. 

Szkolenia i wsparcie po wdrożeniu

Agencje często oferują kompleksowe wsparcie po wdrożeniu, które może obejmować tzw. SLA (z góry ustalony maksymalny czas reakcji na naprawę zgłoszonego błędu), regularne aktualizacje, poprawki błędów, łatki bezpieczeństwa, szkolenie z samodzielnej obsługi czy wsparcie techniczne w obsłudze lub rozbudowanie strony. 

Freelancer vs. agencja – szybkie porównanie

Freelancer: Bezpośredni kontakt, jedna osoba od wszystkiego, indywidualne podejście, tańsze wdrożenie 

Freelancer to jednoosobowy specjalista, który samodzielnie zajmuje się realizacją Twojej strony internetowej. Z zalet współpracy z freelancerem można wymienić np.

• Bezpośredni kontakt – przy współpracy z freelancerem, nie ma pośredników, menedżerów projektów ani skomplikowanych struktur komunikacyjnych
• Niższe koszty – samodzielni wykonawcy mają mniejsze koszty operacyjne – brak kosztów związanych z utrzymaniem zespołu i biura pozwala oferować konkurencyjne ceny. Z drugiej strony, agencje mają większe zasoby, co w przypadku dużych i skomplikowanych projektów może uzasadniać wyższe koszty.
• większa elastyczność i indywidualne podejście – Freelancerzy zazwyczaj działają szybciej i mogą błyskawicznie wprowadzać zmiany, bez konieczności przechodzenia przez długie procedury. Jeśli Twój projekt wymaga bieżących modyfikacji, współpraca z freelancerem może być bardziej elastyczna niż praca z agencją, która działa według ściśle określonego harmonogramu. Oczywiście nie oznacza to, że agencje nie są elastyczne, ale ogólnie mówiąc, freelancerzy mają większą swobodę w działaniach. Dodatkowo, osoby takie starają się budować długotrwałe relacje z klientami i dzięki temu są w stanie lepiej zrozumieć ich potrzeby i przyspieszyć realizację zadań.  

Agencja: Większe projekty, większa skala, kompleksowa obsługa, większa niezawodność. 

Agencja to zespół specjalistów pracujących nad projektem.
Główne cechy współpracy z agencją to: 

• Dostęp do zespołu specjalistów – Agencje zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin – programistów, grafików, copywriterów, specjalistów SEO i marketingowców. Jeśli potrzebujesz niezawodnej i bardziej kompleksowej obsługi (np. strony internetowej, strategii marketingowej i materiałów reklamowych) agencja może być lepszym wyborem.

• Większa skala – agencje realizują większe i bardziej złożone projekty. Gdy projekt jest skomplikowany, a czas realizacji krótki, agencja z wieloma pracownikami może efektywniej podzielić zadania i dostarczyć rozwiązanie szybciej niż pojedynczy freelancer.
• Struktura procesów –  każdy etap realizacji projektu jest dokładnie zaplanowany. Dzięki temu, każda faza – od koncepcji, przez projektowanie, aż po wdrożenie – jest wykonana w ściśle określonym porządku. Agencje często korzystają z określonych metodologii i narzędzi do zarządzania projektami, co pozwala na monitorowanie postępów, zarządzanie zasobami i unikanie nieporozumień..

Jak przygotować zapytanie do agencji, aby otrzymać dokładną wycenę?

Aby uniknąć nieporozumień i uzyskać precyzyjną ofertę, warto przygotować:

• Materiały graficzne – logo, księga znaku, informacje o kolorach.
• Ogólny opis strony – jaki jest cel strony, co ma ona przedstawiać, najważniejsze informacje o firmie
• Content plan – lista podstron wraz z opisem ich zawartości (sekcji) 
• Inspiracje – linki do stron, które Ci się podobają.
• Strony konkurencji – linki do stron firm konkurencyjnych lub działających w tej samej (lub podobnej) branży
• Termin realizacji – oczekiwana (realna) data ukończenia projektu.

Na co zwrócić uwagę w umowie z wykonawcą?

Podpisując umowę z agencją, warto dokładnie przeanalizować kilka kwestii, które mogą wpłynąć na późniejsze zarządzanie stroną oraz uniknięcie nieoczekiwanych problemów. Przede wszystkim zwróć uwagę na technologię, w jakiej zostanie wykonana strona. Istotna będzie także możliwość samodzielnej edycji treści, aby nie kontaktować się w sprawie każdej z wykonawcą. Ponadto, umowa powinna jasno określać etapy pracy, harmonogram oraz sposób komunikacji, co pozwoli uniknąć opóźnień i nieporozumień.

Nie zapomnij także o kwestii gwarancji i rękojmi. Upewnij się, że agencja zapewnia wsparcie techniczne po wdrożeniu strony, a także jaki jest zakres i czas trwania takiej gwarancji. Warto również dokładnie przeanalizować wszelkie potencjalne ukryte koszty – mogą one obejmować dodatkowe opłaty za licencje na wykorzystywane wtyczki, aktualizacje systemu czy inne usługi, które nie są uwzględnione w podstawowej ofercie.

Na koniec upewnij się, że masz pełne prawa autorskie i dostęp do strony, aby po zakończeniu projektu wszystkie elementy strony, w tym kod źródłowy, grafiki oraz treści były Twoją własnością. Sprawdź także, czy otrzymasz pełne dostępy administracyjne do strony i serwera, co pozwoli na swobodne zarządzanie witryną.

Koszty ukryte – na co warto uważać?

Koszty ukryte to elementy, które mogą być trudne do przewidzenia w początkowej fazie zakupu usług, ale które mogą wpłynąć na ostateczny koszt strony internetowej lub korzystania z usług przez dłuższy okres. Rzeczywiście, nawet jeśli początkowa cena usługi (np. domeny, hostingu, czy platformy) wydaje się atrakcyjna, w dłuższej perspektywie mogą wystąpić dodatkowe koszty. 

Oto najważniejsze rzeczy, na które warto uważać:

Duże koszty odnowień domeny, hostingu lub SSL po roku
Wielu dostawców oferuje promocje na pierwszy rok, ale odnowienie domeny, hostingu czy certyfikatu SSL na kolejne lata może wiązać się z wysokimi kosztami. 

Licencje na wtyczki i rozwiązania zewnętrzne
Upewnij się, że w cenę projektu zostały wliczone wszystkie koszty zewnętrzne tj. zakup dodatkowych wtyczek, skryptów czy licencji na oprogramowanie zewnętrzne (np. narzędzie do newslettera, narzędzie co ‘cookie consent mode, integratory (np. z CRM) etc). 

Vendor lock i drogie wprowadzanie zmian oraz modyfikacji
Upewnij się, że w razie sporu z wykonawcą będziesz od niego niezależny (czy nie wystąpi tzw. vendor lock) już na początku współpracy .

Podsumowanie

Nie zawsze trzeba wybierać tylko jedną opcję. Wielu freelancerów współpracuje z agencjami, łącząc elastyczność i indywidualne podejście freelancera z szerokimi możliwościami zespołu agencji.

Niezależnie od wyboru, najważniejsze jest znalezienie osoby lub zespołu, który rozumie Twoją wizję, ma odpowiednie kompetencje i z którym dobrze się współpracuje.